Save the date — что это и за сколько отправлять

Определение

Save the date (дословно «сохраните дату») — предварительное уведомление гостей о дате события, которое приходит раньше формального приглашения. Оно объявляет, что мероприятие состоится: когда и в каком городе. Подтверждения и ответа не просит. Форму берут свадьбы, конференции, корпоративы, юбилеи и фестивали.

Разница с приглашением в обязательствах. Save the date только объявляет событие и просит освободить день. Приглашение просит определённый ответ: придёте или нет, с кем и на каких условиях. Поэтому время, программу, дресс-код и форму подтверждения оставляют приглашению.

За сколько отправлять

Единого срока нет: ориентиры дают практика организаторов и этикет. Англоязычные материалы сервисов Joy (свадебные сайты) и Greenvelope (электронные приглашения) называют такие цифры; это американская практика, и для вашей аудитории сроки могут быть другими.

Событие	Save the date	Приглашение
Свадьба в своём городе	за 6–8 месяцев	примерно за 8 недель
Свадьба с дальней поездкой	за 9–12 месяцев	примерно за 8 недель
Многодневная конференция	за 6–12 месяцев	за 3–12 недель (общий диапазон для деловых событий)

Границы у срока две. Если до события меньше четырёх месяцев, отдельное уведомление не нужно: шлите сразу приглашение. Если больше года, лучше подождать: площадка и дата могут поменяться, и открытка потеряется. Для конференции правило ещё проще: отправляйте, как только дата подтверждена, даже если остальное не готово.

Что указать в сообщении

имена или название события и организатор;
дата или диапазон дат, без времени;
город, а площадку — только когда она подтверждена;
строка «Приглашение последует», чтобы гость не принял уведомление за окончательное;
ссылка на страницу события или QR-код.

Объём — около сорока слов: Greenvelope советует не перегружать открытку программой, списком спикеров и инструкциями по регистрации. Подтверждение участия собирают позже: форму ответа описывает термин RSVP.

QR-код на save the date

Бумажная открытка с датой живёт в ящике стола, и код превращает её в вход на страницу события. Туда выкладывают дату, город, варианты проживания и кнопку «Добавить в календарь». Позже страница дорастает до электронного приглашения: гость сканирует один и тот же код на открытке, а внутри уже программа и форма ответа. Новую ссылку присылать не нужно.

Событие можно зашить и в сам код: в формате iCalendar (блок VEVENT) сканеры, которые его понимают, предложат добавить запись в календарь. Минус очевиден: дата напечатана внутри символа, и перенос события означает перепечатку открыток. Ссылка на страницу этого лишена. Если организатор допускает, что дата или площадка сдвинутся, код делают динамическим: адрес на бумаге остаётся, содержимое страницы меняется, а статистика сканов показывает, сколько раз код открывали.

Что печатать рядом с кодом на пригласительном и как это работает на свадьбе, разобрано в статье про QR-код на свадьбу.

Типичные ошибки

Дата не утверждена. Уведомление шлют, когда дата подтверждена, а площадку называют, только если она тоже подтверждена.
В открытку добавили программу и форму ответа. Получилось приглашение раньше времени: ответы придут, когда план ещё может поменяться.
Нет строки «Приглашение последует». Гость решает, что всё уже сказано, и не ждёт следующего письма.
QR ведёт на пустую страницу. Лучше запустить страницу с датой, городом и контактом организатора, чем оставить заглушку.
Нет ссылки текстом рядом с кодом: открытку видят и те, кто не пользуется камерой телефона.

Частые вопросы

Как переводится save the date?

Дословно «сохраните дату». На русском встречаются оба варианта: английская фраза на открытке и русское «Сохраните дату». Выбирайте то, что понятнее вашим гостям: для делового письма подойдёт русский вариант, для открытки — любой.

За сколько отправлять save the date на свадьбу?

Для свадьбы в своём городе ориентир — за 6–8 месяцев, для события с дальней поездкой или за границей — за 9–12. Если до даты меньше четырёх месяцев, отдельное уведомление не нужно, шлите сразу приглашение. Для праздничных выходных, высокого сезона и популярных мест, где мало гостиниц, по Joy отправляют ближе к восьми месяцам.

Чем save the date отличается от приглашения?

Save the date объявляет, что событие состоится: дата и город. Приглашение уточняет место, время, программу и просит ответить. Первое отправляют за месяцы, второе — за недели: для свадьбы ориентир около восьми недель, для деловых событий по Greenvelope — от трёх до двенадцати. Первое не обязывает гостя, второе просит дать ответ.

Нужен ли QR-код на save the date?

Не обязателен, но удобен, если у события уже есть страница: дата, город, варианты проживания и кнопка календаря. Без страницы код бесполезен. Если дата или площадка могут измениться, делайте код динамическим, иначе перенос потребует перепечатки всех открыток.

Можно ли отправить save the date письмом или в мессенджере?

Да, для конференций, корпоративов и семинаров письмо работает не хуже открытки: в нём дата, город, ссылка на страницу события и просьба добавить дату в календарь. Для свадьбы или юбилея бумажную открытку можно оставить основным вариантом, а цифровую копию отправить тем, кто далеко.

Save the date — предварительное уведомление о дате: сроки, форматы и QR-код