RSVP

Что такое RSVP

RSVP — сокращение французской формулы «répondez s'il vous plaît», то есть «ответьте, пожалуйста». В приглашении это строка с просьбой подтвердить присутствие; в организации мероприятия — целый учётный контур, из которого берутся число приборов, схема столов и бюджет банкета. Ответ гостя тоже называют RSVP: «собрали 84 RSVP» означает 84 подтверждения.

Бумажная механика требовала обзвона: организатор набирал каждого гостя, отмечал галочку в списке, через неделю уточнял, приедут ли дети. Свадьба на сто человек съедала два-три вечера телефонных разговоров и всё равно оставляла десяток неопределившихся. QR-код на карточке приглашения заменяет обзвон формой, а список собирается сам.

От подписки на рассылку RSVP отличается предметом: здесь подтверждают участие в конкретном событии в конкретную дату, а не согласие получать письма. Механика двойного подтверждения из email-маркетинга (double opt-in) решает другую задачу — проверку владения адресом.

Как устроена форма за QR

Минимальный набор полей, который закрывает 90% задач организатора:

• Имя и фамилия — как в списке приглашённых, для сверки с рассадкой;
• Ответ — «буду», «не смогу», третий вариант («пока не знаю») лучше не давать: он оставляет запись без решения;
• Сопровождающие — число взрослых и детей отдельно, у детского меню другая цена и другой стул;
• Меню — мясо, рыба, вегетарианское, детское; ресторан требует раскладку заранее;
• Ограничения по здоровью — аллергии, непереносимость;
• Трансфер и ночёвка — если есть выездная площадка;
• Контакт — телефон для напоминания за сутки.

Ответы падают в таблицу или CRM, каждому гостю присваивается статус. Персональная ссылка на человека избавляет от поля «кто вы»: код на карточке Ивановых открывает форму, где их имена уже подставлены, и позволяет сразу привязать ответ к строке в списке. Сам символ на печатной карточке при этом не меняется, а маршрут и текст страницы правятся до самой даты, если код динамический.

Сроки, нормы отклика и расчёт банкета

Дедлайн RSVP ставят за 3–4 недели до даты: ресторану финальное число гостей нужно за 7–10 дней, а между этими точками остаётся время на добор отказавшихся. Приглашения рассылают за 6–8 недель, для выездных площадок и дат в высокий сезон — за 3–4 месяца.

• Отклик на приглашение с QR к дедлайну — 60–75% списка, после одного напоминания — до 90%;
• Из подтвердивших доходят 85–95%, no-show 5–15%;
• Для бесплатных деловых мероприятий доля дошедших от зарегистрировавшихся ниже — 40–60%, с цепочкой напоминаний до 70%.

Считают так. Договор с рестораном обычно фиксирует гарантированный минимум — оплачиваемое число персон, ниже которого счёт не опускается, чаще всего 90% от заявленного. При 100 подтверждениях и цене 5 500 ₽ с человека заявка на 100 гостей стоит 550 000 ₽, гарантированный минимум — 495 000 ₽. Пришли 88 — платить всё равно за 90 персон. Ошибка в заявке на 10 человек стоит 55 000 ₽, поэтому число берут не из списка приглашённых, а из подтверждений с поправкой на явку: 100 RSVP × 0,92 = 92 персоны.

Учёт входа на мероприятие ведут отдельно: подтверждение — это обещание, а фактический проход фиксирует электронный билет со сканированием на входе. Сопоставление двух списков даёт настоящий процент явки для следующего события.

Частые вопросы