Отчёт о нанесении — как подать и в какой срок

Определение

Коды маркировки приходят из системы управления заказами (СУЗ) файлом: строк столько, сколько заказали. Пока они просто выданы, их статус — «Эмитирован»: система знает, что коды ваши, но не знает, попали ли они на упаковку. Отчёт о нанесении и закрывает этот пробел.

После приёма отчёта каждый код маркировки получает статус «Нанесён». Дальше идёт ввод в оборот — отдельный документ, и путать их дорого: ввод в оборот без нанесения система не примет.

Три документа, которые смешивают: отчёт о нанесении отвечает за печать кода на упаковке, отчёт о вводе в оборот — за легальность товара, агрегирование — за связь кодов упаковок с кодом коробки или паллеты.

Как работает

Подать отчёт можно тремя путями:

1. личный кабинет «Честного знака» — загрузка XML или CSV, либо ввод вручную; годится на 50–100 кодов, на 5 000 превращается в мучение;
2. API ГИС МТ — линия или собственный сервис отправляет отчёт сразу после печати;
3. товароучётная система или 1С — отчёт уходит из документа выпуска продукции, реквизиты подтягиваются из карточки номенклатуры.

Обязательные поля: код маркировки, GTIN товара, вид документа, дата производства и срок годности — для молочки эти две даты критичны, по ним считается всё остальное. Остальные поля зависят от товарной группы.

Эмитированный код не живёт вечно. Если отчёт о нанесении не подан, через установленный регламентом срок заказ в СУЗ закрывается, а неиспользованные коды аннулируются — точный лимит сверяйте по правилам своей товарной группы. Для скоропорта вывод простой: заказывать коды «с запасом на месяц» нельзя, шаг заказа — смена.

Сыроварня в Ярославской области считала так: 12 000 кодов на партию, отчёт файлами по 2 000 строк после каждой смены. Один непроверенный отчёт с датой производства на день позже отгрузки стоил ей суток простоя на переоформление.

Связанные концепции

Ошибки, из-за которых отчёт отбивается или создаёт проблему позже:

• дата производства позже даты отгрузки — арифметически невозможная партия, система или проверяющий это увидит;
• один код в двух отчётах — повторная подача по уже нанесённому коду уходит в ошибку;
• коды напечатали, а отчёт отложили «до конца недели» — риск потерять заказ по сроку;
• нечитаемая печать: код считается нанесённым в системе, но на кассе не сканируется;
• отчёт подан на брак, который не пошёл в продажу — такие коды нужно выводить из оборота отдельно, с причиной «порча».

Частые вопросы