УПД (универсальный передаточный документ) — что это такое

Что такое УПД

УПД, универсальный передаточный документ, — форма, которая объединяет функции первичного учётного документа (накладной на товары или акта на работы и услуги) и счёта-фактуры. Форму рекомендовала Федеральная налоговая служба России как способ сократить бумажный документооборот между продавцом и покупателем: вместо двух отдельных документов на одну отгрузку оформляется один.

УПД не заменяет счёт-фактуру принудительно — организация вправе продолжать оформлять накладную и счёт-фактуру раздельно. На практике большинство компаний, работающих с НДС и ведущих учёт в 1С или аналогичных системах, переходят на УПД именно из-за экономии времени на оформлении и меньшего числа ошибок при сверке двух документов вместо одного.

Статус документа и что он объединяет

У УПД есть статус, который указывается в самом документе и определяет его юридическую силу:

• Статус «1» — совмещённый документ: одновременно первичный учётный документ и счёт-фактура. Применяется при отгрузке товаров, работ или услуг с выделенным НДС, когда покупателю нужен вычет по налогу.
• Статус «2» — только первичный учётный документ, без функции счёта-фактуры. Применяется, например, продавцами на упрощённой системе налогообложения, не выставляющими счета-фактуры, или когда счёт-фактура не требуется по другим причинам.

В обоих случаях УПД содержит стандартный набор реквизитов накладной — наименование товара, количество, цену — и, при статусе «1», дополнительные реквизиты счёта-фактуры, включая номер и дату.

Где на УПД появляется QR-код

Закон не обязывает печатать QR-код на самом бланке УПД так же жёстко, как это сделано для кассового чека по 54-ФЗ. Тем не менее на практике QR на печатной форме УПД встречается по нескольким причинам:

• операторы электронного документооборота нередко добавляют на печатную форму документа сервисный QR-код, который ведёт на веб-версию документа или используется для сверки подлинности бумажной копии с электронным оригиналом;
• при отгрузке товаров, подлежащих обязательной маркировке, в табличную часть УПД включаются коды маркировки (в частности, коды Честного знака) — на печатной форме их иногда дублируют штрихкодом или QR-кодом для удобства сверки при приёмке;
• если к отгрузке прилагается счёт на оплату, на нём отдельно может быть напечатан платёжный QR-код — это уже не реквизит самого УПД, а код соседнего документа из того же комплекта.

Отдельно от печатной формы существует сервис проверки статуса налогоплательщика и корректности реквизитов через сайт налоговой службы — некоторые операторы ЭДО формируют QR-код именно для перехода к такой проверке, аналогично тому, как работает QR-код в сервисах ФНС для других типов документов.

УПД и электронный документооборот

В электронном виде УПД передаётся через оператора ЭДО, а не по почте или на бумаге. Документ подписывается квалифицированной электронной подписью — без неё электронный УПД не имеет юридической силы. Оператор присваивает документу идентификатор, хранит историю подписания обеими сторонами и обеспечивает юридически значимый обмен.

Формируют УПД чаще всего прямо в учётной системе — при оформлении отгрузки в 1С печатная форма УПД собирается автоматически на основе документа реализации, без ручного переноса данных из накладной в счёт-фактуру. Подробнее о том, как устроена работа с QR-кодами и печатными формами документов в учётной системе, — в статье QR-код в 1С.

Частые вопросы