Партионный учёт — что это такое и зачем компании

Что такое партионный учёт

Партионный учёт — метод складского и бухгалтерского учёта, при котором товар одной номенклатурной позиции разделяют на партии: группы, поступившие одной поставкой, с общей датой производства или приёмки, сроком годности и, как правило, единым номером партии от поставщика. Обычный учёт видит только «товар X, остаток 500 штук». Партионный учёт видит «товар X: партия от 12 мая — 200 штук, партия от 3 июня — 300 штук», и это разделение сохраняется при каждом перемещении, продаже и списании.

Партионный учёт обязателен там, где у товара есть срок годности или важна прослеживаемость производственной серии: продукты питания, лекарства и медицинские изделия, косметика, бытовая химия, строительные смеси с ограниченным сроком хранения. Он же лежит в основе метода списания себестоимости FIFO, когда со склада в первую очередь списывается самая старая партия.

Какие данные несёт код партии

На практике партию идентифицируют не одним числом, а набором связанных полей, которые вместе кодируются на упаковке или в сопроводительном документе:

• Номер партии (лот) — буквенно-цифровой код, присвоенный производителем конкретной серии.
• Дата производства — когда партия была выпущена.
• Срок годности или «использовать до» — предельная дата, после которой партия подлежит списанию или возврату.
• Номер поставки — если партия формируется не производителем, а на уровне конкретной отгрузки поставщика.

Для машиночитаемого кодирования этих данных на упаковке используют отдельные структурные поля стандартов GS1: своё поле для номера партии, своё — для даты производства, своё — для срока годности. Такая структура позволяет сканеру не просто прочитать строку цифр, а разложить её на конкретные значения и сравнить с текущей датой при приёмке или продаже.

Связь с GS1 и DataMatrix

Классическая линейная маркировка EAN-13 таких данных не несёт — она указывает только сам товар. Партионные данные добавляют либо отдельным линейным кодом рядом, либо, чаще, переносят всю маркировку на двумерный код Data Matrix, где в одном символе умещается сразу несколько полей: код товара, номер партии и обе даты. Такой составной код называют GS1 DataMatrix — тот же Data Matrix, но с данными, структурированными по правилам GS1.

Партионный учёт не стоит путать с маркировкой товаров системы «Честный знак»: там DataMatrix содержит код с уникальным серийным номером конкретной единицы товара (SGTIN), а не партии в целом. Серийный код различает каждую отдельную упаковку, партионный учёт группирует товар по производственным сериям. Обе системы могут работать параллельно: серийный код проверяет легальность оборота единицы, партия — управляет сроками годности и себестоимостью на складе.

Партионный учёт в учётных системах

В программах складского и бухгалтерского учёта, включая продукты линейки 1С, партионный учёт реализуется как отдельный признак номенклатуры: при включении режима каждое поступление создаёт не прибавку к общему остатку, а отдельную запись партии с датой поступления и сроком годности. Списание при продаже система выполняет автоматически по выбранному методу — чаще всего FIFO, — самостоятельно определяя, с какой партии списывать в первую очередь.

При сканировании товара с DataMatrix на кассе партионные поля можно использовать для проверки срока годности: если партия просрочена, система блокирует продажу ещё до расчёта, не полагаясь на визуальный контроль сотрудника. Подробнее о том, как такие коды формируются и считываются в интерфейсе учётной программы, — в материале о QR-коде в 1С.

Частые вопросы