Номенклатура — что это в учёте и как связана со штрих-кодом

Что такое номенклатура в учётной системе

Номенклатура — справочник товаров, материалов, услуг и другой продукции, который ведёт организация в своей учётной системе. Каждая строка справочника (номенклатурная позиция) описывает один вид товара: наименование, единицу измерения, товарную группу, поставщика, ставку НДС и другие реквизиты, нужные для учёта и документооборота.

Номенклатура — базовый справочник, на который ссылаются практически все документы: приходные и расходные накладные, счета, заказы, инвентаризационные описи. Пока позиции нет в номенклатуре, её нельзя провести ни по одному документу — поэтому ведение справочника обычно поручают отдельному сотруднику или ограничивают права на создание новых позиций, чтобы избежать хаоса из дублей.

В 1С номенклатурный справочник — один из центральных объектов конфигурации: карточка номенклатуры хранит не только название и цену, но и штрих-коды, артикулы, изображения и связи с аналогами и заменителями.

Номенклатурная позиция и коды: артикул, штрих-код, GTIN

Одна номенклатурная позиция редко описывается одним кодом. На практике у неё обычно есть сразу несколько идентификаторов, каждый для своей задачи:

Артикул (SKU) — внутренний код позиции в самой учётной системе, по нему сотрудники ищут товар в справочнике и документах.
Штрих-код EAN-13 — код на упаковке единицы товара, который сканируют на кассе или при приёмке на складе.
GTIN — глобальный номер товара в системе GS1, закодированный в штрих-коде и используемый при работе с маркетплейсами и системами маркировки.

Если товар продаётся и поштучно, и в групповой упаковке (коробом, паллетой), у одной номенклатурной позиции может быть сразу несколько штрих-кодов — свой на потребительскую единицу и свой, обычно в формате ITF-14, на транспортную упаковку. В карточке номенклатуры это оформляют как список кодов упаковки, привязанных к одной позиции, с указанием количества единиц в каждой упаковке.

Номенклатурные группы и характеристики

Крупный справочник структурируют иерархически: товары объединяют в номенклатурные группы и подгруппы, например «Одежда» → «Верхняя одежда» → «Куртки», что упрощает поиск, отчётность по группам и настройку правил учёта — в частности, разных ставок НДС для разных категорий.

Отдельно от группы в 1С и аналогичных системах выделяют характеристики номенклатуры — свойства, которые различают варианты одного и того же товара: цвет, размер, объём упаковки. Куртка одной модели с характеристиками «синяя, размер M» и «синяя, размер L» может вестись как одна номенклатурная позиция с разными характеристиками либо как разные позиции — способ ведения выбирает организация исходя из того, насколько детально нужна раздельная отчётность по остаткам.

Практика ведения номенклатуры

Главная проблема справочников номенклатуры на растущем предприятии — дубли: один и тот же товар заводят повторно под чуть другим названием, потому что сотрудник не нашёл существующую позицию при поиске. Это приводит к расхождению остатков и путанице при заказе. Профилактика простая: искать позицию по штрих-коду или артикулу поставщика перед созданием новой, а не только по названию.

При интеграции с маркетплейсами и генерации QR- или штрих-кодов для маркировки товара номенклатурная карточка становится источником данных: наименование, штрих-код и артикул подставляются в шаблон этикетки автоматически, что снижает число опечаток по сравнению с ручным вводом. Настройка такой связки в 1С подробно разобрана в статье о формировании QR-кодов в 1С.

Частые вопросы

Чем номенклатура отличается от артикула (SKU)?

Номенклатура — весь справочник товаров, материалов и услуг организации. Артикул (SKU) — идентификатор одной конкретной позиции внутри этого справочника. Проще говоря, номенклатура — это таблица целиком, а артикул — значение в одной из её строк, по которому позицию находят в документах и при синхронизации с внешними системами.

Может ли одна номенклатурная позиция иметь несколько штрих-кодов?

Да, это обычная практика для товаров с разными уровнями упаковки. У одной позиции может быть штрих-код на потребительскую единицу (бутылку, пачку) и отдельный код на транспортную упаковку — короб или паллету с несколькими единицами внутри. В карточке номенклатуры оба кода привязывают к одной позиции с указанием, сколько единиц содержит каждая упаковка.

Как избежать задвоения позиций в справочнике номенклатуры?

Перед созданием новой позиции нужно искать её по штрих-коду, артикулу поставщика или части названия, а не создавать сразу при малейшем сомнении. Полезно ограничить права на создание новых позиций одним ответственным сотрудником или ролью — тогда решение «заводить дубль или нет» принимает один человек, знающий уже существующий справочник, а не каждый сотрудник по отдельности.

Нужно ли заводить отдельную номенклатурную позицию для каждого цвета и размера?

Зависит от того, насколько детально нужна отчётность по остаткам. Если важно видеть остаток именно синей куртки размера M отдельно от красной размера L — используют характеристики номенклатуры внутри одной позиции или заводят отдельные позиции. Единого правильного варианта нет, выбор зависит от принятой в организации структуры учёта и требований к отчётам.

Как номенклатура связана с маркировкой «Честный знак»?

Для товаров, подлежащих обязательной маркировке «Честного знака», в карточке номенклатуры нужно указать точный GTIN — он служит связующим звеном между позицией справочника и кодами маркировки, которые заказывают у оператора системы. Ошибка в GTIN на карточке номенклатуры приводит к расхождению между тем, что числится в учёте, и тем, что реально промаркировано.

Кто должен вести номенклатурный справочник в компании?

Обычно за ведение номенклатуры отвечает один сотрудник или небольшая группа — товаровед, специалист по учёту или менеджер по закупкам, — а не все пользователи учётной системы. Централизованная ответственность снижает число дублей и ошибок в реквизитах, поскольку решение о создании новой позиции принимает человек, знакомый со всем справочником, а не создающий её впервые для конкретной сделки.

Номенклатура — что это и как расшифровывается